Menulis email sudah menjadi bagian dari pekerjaan kita beberapa tahun
terakhir ini. Dunia menjadi semakin terlihat kecil dengan kemampuan
email untuk mengirim dan menerima surat, data atau gambar ke suatu
tempat yang bahkan tidak pernah kita ketahui sebelumnya.
Sebagai bagian
dari pekerjaan, sudah seharusnya kita mencoba untuk mencari tahu
bagaimana dalam menulis email yang baik dan benar.
Berapa banyak yang harus kita tulis dalam email?
Email bertujuan
untuk menyampaikan sesuatu dengan lebih cepat dan komunikasi yang
simple sehingga kalau tidak diperlukan, sudah sebaiknya email hanya
berisikan kurang lebih 5 paragraf saja. Untuk pengiriman sesuatu
tulisan atau data yang melebihi dari itu, sebaiknya menggunakan suatu
lampiran seperti lampiran file WORD, EXCEL dan lainnya.
Apakah tata bahasa dan ejaan sangat penting?
Sama halnya
seperti surat menyurat bahwa kedua hal diatas adalah hal yang sangat
penting. Tanpa suatu tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengurangi
“nilai” si pengirim di mata si penerima dan juga kemungkinan adanya
kesalahan persepsi terhadap email yang dikirim. Sebaiknya, hindari
pemakaian singkatan dan gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?
Biasanya “Cc”
(Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak
memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar
pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir
sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak
akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan
juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di
“Bcc” juga.
|
|
Dalam contoh
diatas, email dikirim langsung (ditujukan) ke Budi. Dan juga mengirimnya
kepada Raja, di kolom “Cc”. Anto dan Dewi di bagian “Bcc”. Mereka
(Anto dan Dewi) dapat melihat penerima yang lain (Budi dan Raja) tapi
Budi dan Raja tidak bisa melihat mereka (Anto dan Dewi).
Apa yang dimaksud dengan Plain Text dan HTML dalam email format?
Plain Text adalah bentuk teks yang sangat sederhana dimana tidak
terdapat fungsi untuk mengubah bentuk huruf maupun warna. Email hanya
dapat berisi huruf saja (tidak bisa gambar atau pun lainnya kecuali
sebagai lampiran) yang diketik melalui keyboard dan dikenal sebagai kode
ASCII.
Kebanyakan
Plain Text menggunakan bentuk huruf COURIER yang mempunyai lebar
huruf yang sama, hal ini berguna jika anda mau membuat suatu tulisan
yang rapi.
|
|
Sedangkan HTML
adalah suatu bentuk format dimana anda dapat mengubah bentuk huruf,
warna bahkan dapat memasukkan gambar maupun suatu link yang berguna
untuk menuju suatu website tertentu, misal:
“ Untuk keterangan lebih lengkap, silahkan klik www.otakku.com“
|
|
Jadi format
mana yang sesuai dengan anda?? Plain Text atau HTML? Sekarang ini,
email tidak hanya diterima melalui komputer saja, tetapi juga PDA
atau telpon gengam. Plain Text dapat dengan mudah dibaca oleh si
penerima baik melalui komputer, telpon genggam atau PDA. Sedangkan
dalam format HTML mungkin tidak bisa diterima (tidak terbaca) di telpon
genggam ataupun PDA.
Dan biasanya
format HTML membutuhkan ruang yang lebih besar sehingga akan
menyulitkan si penerima apabila mempunyai koneksi internet yang buruk
atau lambat.
Intinya,
apabila anda ingin email anda pasti dapat dibaca oleh siapapun maka
Plain Text adalah pilihan terbaik walaupun tidak dapat memberikan
tampilan yang “cantik”.
Kapan anda sebaiknya membalas email?
E-mail yang
diterima sudah seharusnya di balas dalam waktu singkat dan alangkah
lebih baik bila anda sedang berhalangan untuk menerima email, dapat
diwakilkan oleh orang lain atau rekan kerja sehingga pelanggan atau
klien anda tidak menunggu terlalu lama.
Apa saja yang harus dituliskan dalam email, baik pada saat menulis pertama kali atau membalas email?
Sebaiknya di
dalam isi email, harus dicantumkan nama yang dituju. Hal ini
sangatlah penting mengingat tidak semua email merupakan milik si
penerima. Kadang-kadang satu alamat email digunakan untuk satu divisi,
misal sales@otakku.com; service@otakku.com dan sebagainya.
|
|
Seperti kita
menulis surat, tulisan “Dengan Hormat”; “Terima Kasih” dan lainnya
sebagai pembuka maupun penutup dalam isi surat sudah wajib untuk
ditulis.
Apabila kita membalas email dari pelanggan, kata-kata seperti:
"Terima kasih
atas email yang bapak/ibu kirim per tanggal….. "; "Mohon maaf atas
keterlambatan dalam membalas email Bapak/Ibu"; "Terima kasih atas
order yang Bapak/Ibu kirim Sebagai kalimat pembuka dalam membalas
email, juga memberikan suatu tambahan nilai tersendiri bagi si penerima
email."
Selalu
mencantumkan nama dan jabatan adalah perlu sehingga mereka (pelanggan)
dapat mengetahui dengan siapa mereka berhubungan.
Untuk
memudahkan kita bahwa setiap email yang kita kirim selalu
mencantumkan nama perusahaan, nama , jabatan maupun alamat, kita bisa
menggunakan Signature File (fungsi yang ada di program Email) yang
secara otomatis akan mengirim data pribadi yang telah kita isi
sebelumnya.
|
tolong postingin contoh emailnya dong, , ??
BalasHapus